Die Umwandlung einer Einzelfirma in eine GmbH oder AG

Umwandlung einer Einzelfirma in eine GmbH oder AG

Die Rechtsform einer Einzelunternehmung kann nicht geändert werden. Die Einzelfirma muss zuerst liquidiert werden und die Aktiven und Passiven können dann in die neu zu gründende AG oder GmbH übertragen werden. Dafür muss zu dem Zeitpunkt der Umwandlung eine Bilanz erstellt werden – man spricht dabei von der sogenannten «Umwandlungsbilanz». Um die Umwandlung durchführen zu können, müssen die Aktiven höher sein als das Fremdkapital («Aktivenüberschuss»).

Es existieren verschiedene Optionen bezüglich des Zeitpunktes einer Umwandlung:

• Per 1. Januar eines Jahres
• Bis spätestens Ende Juni des laufenden Jahres, rückwirkend auf Jahresanfang
• Jederzeit nach Ende Juni, jedoch nicht rückwirkend auf den Jahresanfang

Der optimale Zeitpunkt für eine Umwandlung ist der Jahresanfang. Die für die Umwandlung notwendigen Dokumente wie die Umwandlungsbilanz oder die Inventarliste werden für den Jahresabschluss des vergangenen Jahres sowieso erstellt und liegen damit bereits vor.

Für die Umwandlung sind folgende Unterlagen notwendig:

• Abschluss / Zwischenabschluss (Bei der Umwandlung darf die Bilanz max. 6 Monate alt sein. Es zählt der Eingang der Unterlagen beim Handelsregister)
• Kontoauszüge per Zwischenabschluss-Datum
• Kontoabschluss der Bank
• Details zu offenen Forderungen und Verpflichtungen per Stichtag (Debitoren- und Kreditorenliste)
• Unterschriebenes Kassenbuch
• weitere Unterlagen, die ungewöhnliche Bewegungen, Erträge etc. erklären (bspw. Kontoauszug Fahrzeuge)

Soweit lediglich der buchmässige Aktivenüberschuss angerechnet wird und es sich um eine profitable Gesellschaft handelt, dürfte die Abgabe der Prüfungsbestätigung ohne weiteres möglich sein. Ist jedoch die Profitabilität der Gesellschaft ungenügend, werden die Gründer nicht um eine Unternehmensbewertung herumkommen. Dies gilt auch für die Situation, wenn Goodwill eingebracht werden soll und somit der innere Wert der Gesellschaft berücksichtigt werden muss. Massgebend für die Gründungsprüfung muss somit der objektive Wert der Gesellschaft sein.

Beispiel: Johann Küng betreibt die Einzelfirma «Schreinerei Küng». Er möchte diese im Mai 2023 rückwirkend auf den 01.01.2023 in eine GmbH umwandeln. Dies ist möglich, da der Jahresabschluss noch nicht älter als 6 Monate ist. Johann muss aus diesem Grund darauf achten, dass sämtliche Unterlagen bis zum 30. Juni 2023 beim Handelsregister ankommen. Bei einem verspäteten Einreichen muss er einen Zwischenabschluss mit einem neueren Datum erstellen. Die rückwirkende Umwandlung hat für Johann den Vorteil, dass die Einzelfirma im Jahr 2023 nicht mehr existiert und er somit den gesamten Umsatz über die GmbH abrechnen kann.

Die Bilanz der «Schreinerei Küng» sieht per 31.12.2022 wie folgt aus:

Johann kann seine Einzelfirma in eine GmbH umwandeln, weil das Eigenkapital grösser ist als die geforderten CHF 20’000.-. Würde Johann in eine AG umwandeln wollen, müsste sein Eigenkapital mindestens CHF 50’000.- betragen.

Durch die Umwandlung in eine GmbH bekommt Johann somit CHF 20’000.- als Stammkapital gutgeschrieben, sowie eine Forderung in der Höhe von CHF 6’500.- gegenüber der neuen GmbH.

Steuerliche Aspekte

Direkte Bundessteuer

Die stillen Reserven einer Personenunternehmung (Einzelfirma oder Kollektivgesellschaft) werden bei einer Umwandlung nicht besteuert, soweit die Steuerpflicht in der Schweiz fortbesteht und die bisher für die Einkommenssteuer massgeblichen Werte übernommen werden (Art. 19 Abs. 1 DGB). In den nachfolgenden 5 Jahren darf der Inhaber der GmbH seine Beteiligungen nicht verkaufen. Sollte er dies trotzdem tun, so werden die stillen Reserven nachträglich besteuert (Art. 19 Abs. 2 DGB). Nach einer Umwandlung besteht somit eine «Sperrfrist» von 5 Jahren.

Bei einer Umwandlung entstehen folglich keine Steuern, sofern die Stammanteile oder Aktien nicht an eine andere Person übertragen werden.

Mehrwertsteuer

Die Umwandlung einer Einzelfirma in eine GmbH oder AG entspricht faktisch einem Kauf der bestehenden Einzelfirma durch die neu gegründete Gesellschaft. Entsprechend müsste für diese Transaktion Mehrwertsteuer bezahlt werden, welche dann durch die neue Gesellschaft zurückgefordert werden könnte. Um dieses Nullsummenspiel zu vermeiden, kann das Meldeverfahren bei der Mehrwertsteuer angewendet werden (Art. 38 Abs. 1 MWSTG). Dieses ist immer dann obligatorisch wenn:

• eine Veräusserung an eine eng verbundene Person erfolgt und
• die Beteiligten steuerpflichtig sind.

Durch das Meldeverfahren kann der Verkauf der Einzelfirma bzw. der Verkauf der Aktiven und Passiven an die GmbH ohne Mehrwertsteuer erfolgen.

Eine Umwandlung einer Einzelfirma in eine GmbH oder AG unterliegt somit immer dem Meldeverfahren, wenn die Einzelfirma  mehrwertsteuerpflichtig ist. Hier findest du das Formular Nr. 764 (unter Verschiedene) für die Anwendung des Meldeverfahrens.

Das Thema Mehrwertsteuer darf bei einer Umwandlung nicht ausser Acht gelassen werden, da noch weitere Stolpersteine vorhanden sein könnten. Es empfiehlt sich, einen Profi zur Hilfe zu nehmen.

Weitere Aspekte

Die Bewertung von Sacheinlagen muss grundsätzlich auf den Tag der Handelsregister-Eintragung erfolgen. Bei der Umwandlung einer Personengesellschaft in eine GmbH oder Aktiengesellschaft muss sichergestellt sein, dass bis zum Zeitpunkt der Handelsregister-Eintragung der eingebrachte Aktivenüberschuss nicht unter den Anrechnungswert fällt. Dies gilt insbesondere dann, wenn zwischen Bewertungsstichtag und Handelsregistereintrag Verluste eingetreten sind, solche drohen oder sonstige Gründe für Wertberichtigungen auftreten.

Eine Gründung mit Sacheinlagen ist eine qualifizierte Gründung und birgt erhebliche Haftungsrisiken für die Gründer. Es empfiehlt sich daher sicherzustellen, dass eine Sacheinlage der Gesellschaft auch tatsächlich zu deren Eigentum übertragen wird und ihr frei zur Verfügung steht. Bei der Einbringung von Immobilien resp. Grund und Boden gilt es speziell zu beachten, dass entsprechende Sacheinlage-Verträge zwingend öffentlich zu beurkunden sind, da andernfalls das Rechtsgeschäft ungültig ist. Der beurkundete Vertrag muss zusätzlich beim Grundbuch angemeldet werden.

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