Gesetzliche Pflichten der Verwaltungsräte bzw. Geschäftsführer

Sie haben eine GmbH oder Aktiengesellschaft gegründet oder sind im Begriff dies zu tun? Als Verwaltungsrat einer Aktiengesellschaft oder als Geschäftsführer einer GmbH übernehmen Sie von Gesetzes wegen unübertragbare und unentziehbare Pflichten im Bereich Buchführung, Finanzkontrolle sowie die Anzeigepflicht bei Überschuldung.
In diesem Blogbeitrag zeigen wir Ihnen die wichtigsten Pflichten auf und die Konsequenzen, wenn diese nicht eingehalten werden.

Wichtige Pflichten eines Verwaltungsrates bzw. Geschäftsführers

Gemäss Gesetz hat der Verwaltungsrat einer AG bzw. Geschäftsführer einer GmbH unter anderem folgende Aufgabe:

• Ausgestaltung des Rechnungswesens und der Finanzkontrolle sowie der Finanzplanung
• Erstellung des Geschäftsberichtes (Jahresrechnung, Jahresbericht und gegebenenfalls Konzernrechnung)
• Benachrichtigung des Richters im Falle der Überschuldung

Wir werden auf die einzelnen Punkte eingehen, damit klar wird, was das Gesetz von Ihnen als Verwaltungsrat bzw. Geschäftsführer erwartet.

Das nicht beachten dieser Pflichten bzw. Aufgaben kann bedeutende strafrchtliche Konsequenzen (bis zu fünf Jahren Freiheitsstrafe) und unbeschränkte Haftungsfolgen für das Privatvermögen haben. Die Verantwortung und Haftung für während der Mandatszeit vorgefallene Pflichtverletzungen und Unterlassungen kann man sich auch durch Rücktritt vom Geschäftsführungs- bzw. Verwaltungsratsmandat nicht entziehen.

Beispiel: Johann Küng ist Geschäftsführer einer GmbH. Er führt die Gesellschaft zusammen mit dem Inhaber. Johann bemerkt, dass die GmbH überschuldet ist und eigentlich ein Geld mehr hat für das Fortbestehen. Zusammen mit dem Inhaber entschliesst er sich trotzdem weiter zu machen. Ein Jahr später wird die Situation noch schlimmer und Johann tritt als Geschäftsführer entgültig zurück. Er kann sich aber dem Schaden nicht entziehen, der entstanden ist, weil er die Anzeigepflicht bezüglich der Überschuldung nicht beachtet hat. Aus diesem Grund haftet mit seinem privaten Vermögen für den entstandenen Schaden.

Buchführungspflicht

Jeder Gründer einer Aktiengesellschaft (AG) bzw. einer GmbH muss dafür sorgen, dass die Gesellschaft eine Buchhaltung führt. Die Buchhaltung besteht aus einer Bilanz, Erfolgsrechnung und Anhang. Für die Einhaltung dieser Pflicht ist der Verwaltungsrat (AG) oder der Geschäftsführer (GmbH) verantwortlich. Wird die Buchhaltung nicht erstellt, so ist dies ein Gesetzesverstoss mit strafrechtlichen Folgen (Art. 166 StGB). Dieser Gesetzesverstoss wird mit bis zu drei Jahren oder mit Geldstrafe bestraft.

Die gesetzlichen Bestimmungen bezüglich der kaufmännischen Buchführung und Rechnungslegung können hier nachgelesen werden: Art. 957 ff. OR. Im Einzelnen geht es dort darum, wie die Buchhaltung als ganzen und wie jede einzelne Transaktion auszusehen hat. Die Geschäftsvorfälle und Sachverhalte müssen vollständig, wahrheitsgetreu, klar und systematisch erfasst werden. Jeder Buchungsvorgang enthält einen Beleg. Die Buchhaltung soll aber auch zweckmässig sein und der Grösse und Art des Unternehmen gerecht werden. Ein aussenstehende Fachperson muss in der Lage sein die Buchhaltung zu prüfen.

Beispiel: Johann Küng gründet eine GmbH und erwartet einen Umsatz von ca. CHF 50’000. Es ist für ihn ein Nebenerwerb. Johann muss zwar wie jede GmbH eine doppelte Buchhaltung führen, darf aber gewisse Buchhaltungskonten zusammenfassen, da dies für seine Grösse zweckmässig ist. Aus diesem Grund unterscheidet er in seiner Buchführung nicht zwischen Büromaterial, Porto oder Telefonkosten sonder fasst dies in einem Buchhaltungskonto Verwaltungsaufwand zusammen.

Für die Einhaltung der Buchführungspflicht ist der Geschäftsführer bzw. der Verwaltungsrat persönlich verantwortlich. Er kann dies nicht übertragen oder delegieren. Im Konkursfall kann eine fehlende Buchhaltung strafrechtliche Konsequenzen haben (Art. 166 StGB).

Was sicher noch zu erwähnen gilt, ist die Aufbewahrungspflicht der Geschäftsbücher. Die Geschäftsbücher und die Buchungsbelege können auf Papier, elektronisch oder in vergleichbarer Weise aufbewahrt werden, soweit dadurch die Übereinstimmung mit den zugrunde liegenden Geschäftsvorfällen und Sachverhalten gewährleistet ist und wenn sie jederzeit wieder lesbar gemacht werden können.

Anzeigepflicht bei begründeter Besorgnis einer Überschuldung

Zeigt die Buchhaltung einer Unternehmung, d.h. die Aktiven (Vermögenswerte des Unternehmens) sind kleiner als die Passiven (Schulden des Unternehmens) so spricht man von einer Überschuldung bzw. einer möglichen Überschuldung, wenn angenommen werden kann, dass dies bald eintritt.

Begründete Besorgnis einer Überschulung müssen die Geschäftsführer oder Verwaltungsräte auch dann haben, wenn die Bestände der Banksalden knapp werden und einzelne Rechnungen nicht mehr bezahlt werden können. In einer solchen Situation muss der Verwaltungsrat bzw. Geschäftsführer eine Zwischenbilanz erstellen lassen und diese von einem zugelassenen Revisor prüfen lassen (Art. 725 Abs. 2 OR). Auch GmbH’s oder AG’s ohne Revisionsstelle müssen dies machen. Einen Revisor können Sie über die RAB (Revisionsaufsichtsbehörde) finden oder die Fasoon AG empfiehlt ihnen einen. Zeigt die Zwischenbilanz, dass die Forderungen der Gläubiger nicht mehr gedeckt sind, so muss die Geschäftsführung bzw. der Verwaltungsrat das Gericht benachrichtigen und die Konkurseröffnung beantragen. Eine überschuldete Gesellschaft darf nicht weiter operativ tätig sein, weil sie damit die unternehmerische Risiko auf die Gläubiger abwälzen würde.

Kommt der Verwaltungsrat bzw. der Geschäftsführer dieser Pflicht nicht nach und lassen dadurch zu, dass die Gesellschaft in eine Überschuldung gerät oder sich eine bereits bestehende Überschuldung verschlimmert, so können sie persönlich belangt werden. Der Konkursrichter wird den entstanden Schaden ihnen persönlich in Rechnung stellen. Zudem riskieren sie auch strafrechtliche Folgen, wenn über die Gesellschaft der Konkurs eröffnet wird. Dies ist auch der Fall, wenn die Gesellschaft kurz vor dem Konkurs verkauft wird und erst mit dem neuen Eigentümer in Konkurs gerät. Diese Pflichten gelten für sämtliche Mitglieder des Verwaltungsrates bei einer AG bzw. für sämtliche Mitglieder der Geschäftsführung einer GmbH. Selbst für diejenigen, die sich dem Sachverhalt nicht bewusst sind und somit fehlende Sach- und Rechtskenntnisse haben.

Beispiel: Johann Küng ist Geschäftsführer seiner GmbH. In den letzten Jahren erging es dem Unternehmen nicht sehr gut. Der Treuhänder von Johann stellt am 31.01.2018 fest, dass der Jahresabschluss per 31.12.2017 eine Überschuldung seines Unternehmens zeigt. Johann ist aber fest davon überzeugt, dass er das Ruder noch rumreisen kann und das Unternehmen wieder in bessere Zeiten führen kann. Am 30.05.2018 eröffnet ein Richter den Konkurs über die Gesellschaft. Die Situation seit Kenntnisnahme vom 31.01.2018 hat sich um CHF 200’000 verschlimmert. Der Konkursrichter wird den entstandenen Schaden von CHF 200’000 Johann Küng in Rechnung stellen, dieser haftet dafür privat. Wenn es ganz schlimm läuft für Johann kann ihn der Konkursrichter wegen Misswirtschaft (Art. 165 StGB) belangen, dies würde zu einer maximalen Freiheitsstrafe von 5 Jahren oder Geldstrafe führen.

Meldepflicht bei Änderungen von eingetragenen Tatsachen

Ist eine Tatsache im Handelsregister eingetragen, so muss auch die Änderung dieser Tatsache eingetragen werden. Wer dies absichtlich oder fahrlässig unterlässt, haftet für den dadurch entstandenen Schaden (Art. 937 OR). Hauptsächlich handelt es sich dabei um Domizil- oder Wohsitzänderungen. Aufgrund des Prinzips des öffentlichen Glaubens dürfen sich Dritte auf die Richtigkeit der Eintragung im Handelsregister verlassen. Insofern besteht für die Gesellschaft bei nicht aktualisierten Tatsachen eine gewisse Rechtsunsicherheit.

Beispiel: Johann Küng ist Inhaber und Geschäftsführer einer GmbH. Er wohnt in der Stadt Bern. Johann erhält jetzt aber eine Anstellung im Ausland und wird die Schweiz Richtung Hamburg verlassen und ist für die nächsten 3 Jahre abwesend. Diesen Sachverhalt muss er im Handelsregister eintragen lassen, entsteht durch die Nichteintragung bei einem Gläubiger Schaden, muss Johann diesen persönlich bezahlen.

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