GmbH gründen: eine Checkliste für Unternehmensgründer

In der Schweiz ist die GmbH, oder Gesellschaft mit beschränkter Haftung, eine der beliebtesten Rechtsformen für Unternehmensgründungen. Im Jahr 2022 wurden insgesamt 19’877 GmbH im Handelsregister eingetragen. Sie bietet eine begrenzte Haftung für die Gesellschafter und gewisse steuerliche Vorteile. Wenn Sie planen, eine GmbH zu gründen, gibt es viele Dinge zu beachten, um erfolgreich zu starten. In diesem Artikel finden Sie eine umfassende Checkliste, die Sie Schritt für Schritt durch den Prozess führt und Ihnen dabei hilft, Ihre neue GmbH zu gründen.

GmbH gründen: Eine Schritt-für-Schritt-Checkliste

Kosten einer GmbH Gründung

Das Anfangsbudget für die Gründung einer GmbH ist sehr wichtig. Sie benötigen als Mindestkapital CHF 20’000.-. Dieses Kapital ist während der Gründung blockiert und wird erst nach der Gründung durch die Bank freigegeben.

Es gibt immer wieder Beratungsunternehmen, welche für eine Firmengründung um die CHF 2’000.- oder mehr verlangen. Dazu kommen dann noch die Kosten des Notares die, je nach Kanton, zwischen CHF 550.- und CHF 2’000.- liegen.

Bei Fasoon bezahlen Sie für die Beratung und die Gründung nur CHF 390.- (exkl. MWST).

Das Handelsregister wird für die Eintragung eine Gebühr von ca. CHF 500.- – 800 verlangen. Die Kosten können nicht genau ermittelt werden, da die Kantone unterschiedlich abrechnen und es teilweise auch auf die Anzahl Gründer ankommt.

Geschäftsidee entwickeln

Bevor Sie eine GmbH gründen können, müssen Sie eine Geschäftsidee entwickeln. Nehmen Sie sich Zeit, um Ihre Idee gründlich zu recherchieren, und stellen Sie sicher, dass sie rentabel und nachhaltig ist. Denken Sie auch über Ihre Zielgruppe, Ihre Wettbewerber und Ihre Alleinstellungsmerkmale nach.

Ein solides Geschäftsmodell ist entscheidend für die Umsetzung Ihrer Geschäftsidee. Überlegen Sie, wie Sie Ihre Produkte oder Dienstleistungen anbieten, vermarkten und monetarisieren möchten. Erstellen Sie einen Plan für Ihre Preisstrategie, Vertriebskanäle und Marketingmaßnahmen. Betrachten Sie auch, welche Ressourcen, Partnerschaften und Technologien für die Umsetzung Ihrer Geschäftsidee erforderlich sind.

Die meisten unserer Gründer machen sich in einem Bereich selbständig, in welchem Sie bereits vorher beruflich zu tun hatten. Dies hat den Vorteil, dass das Geschäftsmodell als solches bereits bekannt ist.

Gründungspartner finden und Gesellschaftervertrag abschliessen

Wenn Sie nicht allein gründen möchten, suchen Sie nach Gründungspartnern, die Ihre Vision teilen und die notwendigen Fähigkeiten und Ressourcen mitbringen. Vereinbaren Sie frühzeitig klare Verantwortlichkeiten und Erwartungen, um zukünftige Konflikte zu vermeiden.

Ein weiterer wichtiger Punkt, um Konflikte vermeiden zu können, ist der Abschluss eines Gesellschaftervertrages. Dieser kann verglichen werden mit einem Ehevertrag und regelt unter anderem die Trennung. Selbstverständlich können noch weitere Punkte in diesem Vertrag vereinbart werden. Rechnen Sie damit, dass ein Gesellschaftervertrag bei einem Rechtsanwalt schnell zwischen CHF 1’500.- und CHF 3’000.- kosten kann.

Weitere Punkte, die in einem Gesellschaftervertrag geregelt werden können:

• Zusammensetzung der Geschäftsführung
• Stimmbindungsvereinbarung
• Konkurrenzverbot
• Belastungsverbot
• Mitverkaufsrecht
• Vorkaufsrecht
• Bestimmung des Unternehmenswert

Fasoon hat eine einfache, rechtssichere Version eines Gesellschaftervertrages online gestellt. Diesen können Sie zu einem kleinen Preis hier erstellen. Sollte nach einigen Jahres das Bedürfnis nach einem ausführlicheren Vertrag da sein, kann immer noch der Schritt zum Anwalt gemacht werden.

Businessplan erstellen

Ein solider Businessplan kann helfen, um Ihre GmbH erfolgreich zu gründen und potenzielle Investoren oder Kreditgeber zu überzeugen. Ein zu detaillierter Businessplan kann viel Zeit und Geld kosten und die Gründung verzögern. Wir empfehlen, dass Sie sich auf die wesentlichen Punkte beschränken: Geschäftsidee, Marktanalyse, Marketingstrategie und Finanzprognosen. Diese Punkte genügen, um erfolgreich starten zu können.

Rechtsform und Firmenname wählen

Die Wahl der Rechtsform ist entscheidend für die Gründung. Die GmbH ist eine geeignete Rechtsform für viele Unternehmer, aber es gibt auch andere Optionen wie die Aktiengesellschaft (AG) oder die Einzelfirma.

Hauptvorteil der GmbH gegenüber der Aktiengesellschaft (AG) ist es, dass nur CHF 20’000 für den Start notwendig sind. Bei der Aktiengesellschaft benötigen Sie CHF 50’000 für den Start.

Ein Vorteil gegenüber der Einzelfirma ist es, dass Sie keine persönliche Haftung haben bei der GmbH. In einem Konkursfall haftet in der Regel nur das Gesellschaftskapital für die ausstehenden Forderungen.

Sobald Sie sich für eine Rechtsform entschieden haben, müssen Sie einen Namen wählen. Bei der GmbH kann dieser aus einem Phantasieteil sowie dem Zusatz GmbH bestehen.

Beispiele:

• Schreinerei Küng GmbH
• Küng Consulting GmbH
• HundKatzeMaus GmbH

Achten Sie aber darauf, dass es nicht bereits ein anderes Unternehmen mit dem selben Namen gibt. Dabei ist die gewählte Rechtsform kein Alleinstellungsmerkmal, d.h. wenn jemand bereits die Schreinerei Küng AG gegründet hat, kann keine Schreinerei Küng GmbH mehr gründen werden. Auf zefix.ch können Sie dies nachschlagen.

Wechsel der Rechtform ist möglich

Es ist möglich die Rechtsform zu ändern. Sie können aus einer Einzelfirma eine GmbH machen. Dabei wird die Bilanz der Einzelfirma für die Gründung der GmbH verwendet. In diesem Zusammenhang spricht man von einer qualifizierten Gründung mit Sacheinlage. Sollten Sie somit noch nicht sicher sein, ob Ihr Geschäftsidee von Erfolg gekrönt ist, können Sie, können Sie mit einer Einzelfirma starten und diese später in eine GmbH transferieren.

Selbstverständlich ist auch die Umwandlung einer GmbH in eine Aktiengesellschaft möglich. Dieser Vorgang ist aber ein wenig komplexer, da diese in zwei Schritten vollzogen werden muss. Es gibt zuerst eine Kapitalerhöhung in der GmbH auf CHF 100’000 Stammkapital (das entspricht dem kleinstmöglichen Aktienkapital der Aktiengesellschaft) und dann die eigentliche Umwandlung.

Gründungsdokumente vorbereiten

Zur Gründung einer GmbH benötigen Sie verschiedenste Gründungsdokumente, unter anderem die Handelsregisteranmeldung, Unterschriftsbeglaubigung, diverse Erklärungen, Statuten und Vollmachten.

In diesem Zusammenhang müssen Sie sich Gedanken über die Statuten machen. Die meisten Handelsregister stellen eine lange und eine kurze Version von Statuten für die Gründung einer GmbH zur Verfügung. Diese genügen in der Regel und sind auf das aktuelle Recht angepasst. In der ausführlicheren Version der Statuten wird nur das Gesetz 1-zu-1 abgeschrieben. Dies bieten Ihnen als Gründer somit keinen besonderen Mehrwert.

Spezielle Vereinbarungen mit Ihren Mitgründern sollten Sie besser in einem Gesellschaftervertrag regeln (oben erwähnt). Dies hat den Vorteil, dass Sie dieses Dokument im Word jederzeit anpassen können.
Haben Sie hingegen eine spezielle Vereinbarung stattdessen in den Statuten geregelt und möchten diese jetzt anpassen, so müssen Sie mit zusätzlichen Kosten von ca. CHF 1’000.- rechnen. Eine Statutenänderung führt zu Kosten beim Notar und beim Handelsregister.

Stammkapital und Gesellschafterbeiträge

Das Mindeststammkapital für eine GmbH beträgt CHF 20’000.-. Dieses Kapital wird in Stammanteile aufgeteilt, wobei der einzelne Nennwert jedes Stammanteils grösser Null sein muss.

Beispiel: Johann Küng gründet eine GmbH mit einem Stammkapital von CHF 20’000. Dieses Kapital teilt er in 20’000 Stammanteile zu je CHF 1.- auf. Somit hat er später die Möglichkeit weitere Teilhaber in 1-Franken-Schritten am Unternehmen beteiligen zu können.

Sie fest, wer zu wieviel Prozent am Unternehmen beteiligt sein soll. Entsprechend leistet dann jeder seinen Anteil. Dieses Geld muss auf ein spezielles Sperrkonto bei einer Schweizer Bank eingezahlt werden. Banken benötigen für die Erstellung ca. 2-3 Arbeitstage.

Sachwerte einbringen ist möglich

Alternativ können Sie anstelle von Geld auch Sachwerte in ein Unternehmen einbringen. Der Wert des Gegenstandes wird Ihnen bei der Gründung entsprechend angerechnet. Häufige Gegenstände sind Fahrzeuge, Warenlagen, Möbel oder auch selbstentwickelte Software.

Beispiel: Johann Küng gründet zusammen mit Peter Graf eine GmbH mit einem Stammkapital von CHF 20’000.-. Da beide zu 50% am Unternehmen beteiligt sein werden, müssen beide je CHF 10’000.- einbringen. Johann bringt sein Fahrzeug im Wert von CHF 8’000.- ein und zahlt CHF 2’000.- auf das Sperrkonto ein. Peter bringt EDV-Geräte im Wert von CHF 3’000.- und zahlt CHF 7’000.- auf das Sperrkonto ein.

Es gilt noch zu beachten, dass bei Gründungen mit Sacheinlage ein Revisor benötigt wird, welcher den Wert bestätigt. Je nach Komplexität der Sacheinlage kostet diese Dienstleistung zwischen CHF 500.- und CHF 1’000.-. Was die Gründung natürlich kostspieliger macht.

Notarielle Beurkundung und Handelsregistereintrag

Um Ihre GmbH offiziell zu gründen, müssen Sie die Gründungsdokumente von einem Notar beurkunden lassen, d.h. dem Notar müssen sämtliche Gründungsunterlagen vorliegen (inkl. Bestätigung der Bank) damit er die Öffentliche Urkunde erstellen kann.

Bei Fasoon müssen Sie dafür nicht aus dem Haus. Sie geben uns eine Vollmacht, damit wir für Sie Gründung vor unserem Notar vornehmen können.

Nach der Beurkundung werden sämtliche Unterlagen direkt an das zuständige Handelsregister versendet. In der Regel benötigen diese 2 Wochen für die Bearbeitung und die Eintragung der GmbH. Es kommt aber immer wieder vor, dass gewisse Ämter mehr Zeit benötigen. Gerne geben wir von Fasoon Auskunft darüber, wie lange die aktuelle Wartezeit in Ihrem Kanton ist.

Steuern und Sozialversicherungen

Nach der Eintragung Ihrer GmbH im Handelsregister müssen Sie sich um Ihre steuerlichen und sozialversicherungsrechtlichen Verpflichtungen kümmern. Melden Sie Ihre GmbH bei der zuständigen Sozialversicherungsanstalt an. Diese Anmeldung ist Pflicht. Hier finden Sie eine Liste der kantonalen Ausgleichskassen: Link

Das Steueramt meldet sich nach der Gründung der GmbH automatisch bei Ihnen. Beachten Sie, dass das erste Geschäftsjahr maximal 23 Monate lang sein kann.

Beispiel: Johann Küngs GmbH wurde im März 2023 ins Handelsregister eingetragen. Seinen ersten Jahresabschluss macht er erst per Ende 2024. Sein erstes Geschäftsjahr ist somit 22 Monate lang.

Die Anmeldung bei der Mehrwertsteuer kann von Vorteil sein. Diesbezüglich ist es ratsam einen Experten heranzuziehen, um die Vorteile bzw. Nachteile abzuwägen. Grundsätzlich ist die GmbH mit einem Umsatz von weniger als CHF 100’000 pro Jahr nicht mehrwertsteuerpflichtig. Die Anmeldung können Sie auch selber vornehmen über die Webseite der Eidgenössischen Steuerverwaltung.

Geschäftskonto eröffnen

Für Ihre GmbH benötigen Sie jetzt noch ein Geschäftskonto. Die Eröffnung eines Kontos ist in der Regel einfach und unkompliziert, jedoch müssen Sie möglicherweise persönlich bei der Bank erscheinen und bestimmte Dokumente vorlegen. Es ist von Vorteil bei der Bank, bei welcher Sie das Sperrkonto für die Gründung eröffnet haben, auch das Geschäftskonto zu eröffnen. Sie sparen dadurch Zeit und Geld. Sobald das Geschäftskonto eröffnet wurde, wird das Geld auf dem Sperrkonto darauf transferiert und steht der GmbH zur Verfügung.

Buchhaltung und Controlling

Eine ordnungsgemässe Buchhaltung ist für Ihre GmbH unerlässlich, um gesetzlichen Anforderungen zu entsprechen und den finanziellen Überblick zu behalten. Stellen Sie sicher, dass Sie ein effektives Buchhaltungssystem einrichten und regelmässige Finanzberichte erstellen. Sollten Sie sich in diesem Thema nicht zuhause fühlen, nehmen Sie kontakt mit einem Treuhänder auf. Dieser bespricht gerne die mögliche Zusammenarbeit mit Ihnen. Es ist in der digitalen Welt durchaus möglich, dass Sie Rechnungen und Zahlungen über das Buchhaltungstool vornehmen und der Treuhänder nur noch das Controlling, die Lohnbuchhaltung und die Mehrwertsteuerabrechnung vornimmt. In einfachen Verhältnissen müssen Sie mit Kosten von ca. CHF 1’500.- für den Treuhänder rechnen. Je mehr Sie aber selbst übernehmen können, desto günstiger wird auch der Treuhänder.

Versicherungen

Abhängig von Ihrer Branche und Geschäftsgrösse benötigen Sie möglicherweise verschiedene Versicherungen, wie zum Beispiel Betriebshaftpflicht- oder Sachversicherungen. Sobald Sie aber Löhne ausbezahlen, kommen Weitere dazu. Ab dem ersten Franken Lohn benötigen Sie für sämtliche Mitarbeiter eine Betriebsunfallversicherung. Für jeden Mitarbeiter, welcher im Durchschnitt mehr als 8 Stunden pro Woche arbeitet benötigen Sie eine Nicht-Betriebsunfallversicherung. Sollte der Mitarbeiter einen Jahreslohn von CHF 22’050 (Stand 2023) erhalten, müssen Sie sich einer Pensionskasse anschliessen.

Es gilt zu beachten, dass Sie als Inhaber einer GmbH auch als Arbeitnehmer gelten. Im Volksmund sind Sie zwar selbständig. Sozialversicherungstechnisch gesehen sind Sie nur ein Mitarbeiter Ihrer eigenen GmbH.

Fazit

Die Gründung einer GmbH ist ein aufregender Schritt auf dem Weg zur Verwirklichung Ihrer unternehmerischen Träume. Mit sorgfältiger Planung und Vorbereitung werden Sie in der Lage sein, Ihre Geschäftsidee erfolgreich in die Realität umzusetzen und ein Unternehmen aufzubauen, das auf nachhaltigem Wachstum und Erfolg basiert.

Indem Sie alle notwendigen Schritte in dieser Checkliste durchlaufen und sich über die gesetzlichen Anforderungen im Klaren sind, legen Sie das Fundament für einen reibungslosen Start Ihrer GmbH. Denken Sie daran, dass jedes erfolgreiche Unternehmen aus einer kraftvollen Vision und der Leidenschaft entsteht, diese Wirklichkeit werden zu lassen.

Lassen Sie sich von Rückschlägen nicht entmutigen, denn sie sind Teil des unternehmerischen Prozesses. Nutzen Sie diese Erfahrungen, um zu lernen und sich weiterzuentwickeln, und halten Sie stets an Ihrer Zielsetzung fest. Mit Entschlossenheit, Durchhaltevermögen und einem starken Fokus auf Ihre Geschäftsidee werden Sie in der Lage sein, Ihr Unternehmen zum Erfolg zu führen und Ihre Träume zu verwirklichen.

Bereiten Sie sich darauf vor, in der Welt der Unternehmensgründung mutig und entschlossen zu agieren. Fassen Sie Ihre Ziele ins Auge, nutzen Sie die in diesem Artikel bereitgestellten Ressourcen und ergreifen Sie die Chance, Ihr eigenes erfolgreiches Unternehmen in der Schweiz aufzubauen. Der Weg mag herausfordernd sein, aber der Lohn einer florierenden GmbH wird all Ihre Anstrengungen wert sein. Gehen Sie mutig voran und erobern Sie die Welt der Unternehmensgründung – der Erfolg wartet auf Sie!

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