Die Frage stellt sich nur kurz: Muss ich für eine Aktiengesellschaft ein Aktienbuch führen? Als neu gegründetes Unternehmen, als Startup? Die Sache ist klar im Obligationenrecht geregelt. Art. 686 Abs. 1 OR sagt: «Die Gesellschaft führt über die Namenaktien ein Aktienbuch, in welches die Eigentümer und Nutzniesser mit Namen und Adresse eingetragen werden. Sie muss es so führen, dass in der Schweiz jederzeit darauf zugegriffen werden kann.»
Um es gleich vorwegzunehmen: Bei der Gründung mit Fasoon ist bei der Aktiengesellschaft das Aktienbuch im Paket inbegriffen und wird kostenlos gesetzeskonform erstellt.
Sind das Aktienbuch, -register und -verzeichnis das Gleiche?
Die verschiedenen Begriffe sind vor allem geschichtlich bedingt, als in der Schweiz noch Namen- und Inhaberaktien zugelassen waren. Das Schweizer Obligationenrecht enthält zwei Begriffe: «Aktienbuch» und «Verzeichnis». Der Unterschied ist in der Art der von der Gesellschaft ausgegebenen Aktien begründet.
Gibt die Aktiengesellschaft Namenaktien aus, muss sie ein Aktienbuch führen. Dies besagt Art. 686 Abs. 1 OR: «Die Gesellschaft führt über die Namenaktien ein Aktienbuch.» Im Aktienbuch muss der jeweilige Eigentümer an den Aktien eingetragen werden. Inhaberaktionäre (in der Schweiz nur noch unter bestimmten Bedingungen zugelassen – mehr dazu hier: Das Ende der Inhaberaktien) und wirtschaftlich Berechtigte müssen in einem Verzeichnis registriert werden. Dazu Art. 697 l Abs. 1 OR: «Die Gesellschaft führt ein Verzeichnis (über die Inhaberaktionäre sowie) über die ihr gemeldeten wirtschaftlich berechtigten Personen.»
Wer führt das Aktienbuch?
MME Legal schreibt dazu: «Die Gesellschaft bzw. der Verwaltungsrat hat die Pflicht das Aktienbuch vorschriftsgemäss zu führen. Dies ist dann gegeben, wenn er dazu die nötige Sorgfalt aufwendet und insbesondere bei Aktienübertragungen prüft, ob eine rechtsgültige Zession vorliegt. Ein lückenloser Nachweis der Eigentumsrechte bisheriger Aktionäre muss aus dem aktuellen Aktienbuch allerdings nicht ersichtlich sein. Das Aktienbuch sollte aber innert nützlicher Frist aktualisiert werden. Die alten Versionen inkl. Übertragungsbelege sind aufzubewahren, um die lückenlose Eigentumskette nachzuweisen. Dies kann insbesondere für spätere M&A Transaktionen relevant werden.»
Meldepflicht des Aktionärs (25%-Grenze)
Art. 697j Abs. 1 OR besagt, dass wer Aktien einer Gesellschaft, deren Beteiligungsrechte nicht an einer Börse kotiert sind, erwirbt und dadurch den Grenzwert von 25 Prozent des Aktienkapitals oder der Stimmrechte erreicht oder überschreitet, der Gesellschaft innert Monatsfrist den Vor- und den Nachnamen und die Adresse der natürlichen Person melden muss, für die er letztendlich handelt (wirtschaftlich berechtigte Person). Im Falle, dass der Aktionär eine juristische Person ist, gelten Art. 697j Abs. 2 und 3 OR. Gem. Art. 697j Abs. 4 OR muss der Aktionär der Gesellschaft innert 3 Monaten jede Änderung des Vor- oder des Nachnamens oder der Adresse der wirtschaftlich berechtigten Person melden.
Was passiert, wenn das Aktienbuch nicht geführt wird?
Kommt die Gesellschaft bzw. der Verwaltungsrat seiner Pflicht zur ordnungsgemässen Führung des Aktienbuches vorsätzlich nicht nach, drohen sowohl strafrechtliche wie auch gesellschaftsrechtliche Konsequenzen. Es sind Geldbussen bis zu CHF 10’000 möglich. Beträgt die Busse für den Verwaltungsrat mehr als CHF 5’000, führt dies zusätzlich zu einem Strafregistereintrag. Ebenfalls mit Strafe bedroht ist die fehlerhafte Verzeichnisführung.
Folgende gesellschaftsrechtliche Konsequenzen sind möglich: Sowohl die gesellschaftsrechtlichen Beschlüsse an der Generalversammlung als auch die Dividendenauszahlungen erfolgen gestützt auf das Aktienbuch. Vor jeder Generalversammlung muss demnach überprüft werden, welche Aktionäre ihre Stimmreche ausüben dürfen und welche nicht. Ansonsten könnten die gefällten Generalversammlungsbeschlüsse anfechtbar werden. Das Nichtführen des Aktienbuchs ist ein Organisationsmangel und kann im schlimmsten Fall zur Auflösung der Gesellschaft führen.
