Was für eine Buchhaltung müssen Sie mit Ihrem Unternehmen führen?

Der Gesetzgeber unterscheidet 4 verschiedene Gruppen, in welche Unternehmen in Bezug auf die Buchführung eingeteilt werden. Für jede dieser Gruppe bestehen andere Vorschriften zur Buchführung.

In diesem Artikel werden diese Gruppen vorgestellt und aufgezeigt, aufgrund welcher Kriterien die Unternehmen in diese Gruppen eingeteilt werden. Zudem wird aufgezeigt, welche Anforderungen an die Unternehmen in jeder Gruppe gestellt werden. Im Anschluss an den Artikel finden Sie eine Zusammenfassung.

Die vier Gruppen

Mit der Einführung des neuen Rechnungslegungsrechtes in der Schweiz sind auch diverse neue Vorschriften eingeführt worden. Das Gesetz unterscheidet neu zwischen vier verschiedenen Gruppen in welche die Unternehmen eingeteilt werden:
1. Personengesellschaften (Einzelfirma, Kollektivgesellschaften) mit einem Umsatz von bis zu CHF 500’000.-
2. Kapitalgesellschaften (GmbH, AG) mit einem Umsatz von bis zu CHF 100’000.-
3. Kapitalgesellschaften, die einer ordentlichen Revision unterstellt sind
4. Übrige Unternehmen

Personengesellschaften mit einem Umsatz von bis zu CHF 500’000.-

Für Kleinstunternehmen (d.h. Einzelunternehmen und Kollektivgesellschaften mit einem Jahresumsatz von weniger als CHF 500’000.-) besteht die Möglichkeit die Buchführung vereinfacht zu erstellen. Der Staat verlangt in diesen Fällen eine Einnahmen- und Ausgabenrechnung (inkl. Angabe der Vermögenslage).

Diese Einnahmen- und Ausgabenrechnung nennt man im Volksmund «Milchbüchleinrechnung». Obwohl es sich dabei um eine sehr einfache Form der Buchführung handelt, hat der Gesetzgeber einige Richtlinien aufgestellt. Es muss sichergestellt sein, dass die Einnahmen- und Ausgabenrechnung vollständig und lückenlos geführt wird sowie wahrheitsgetreu ist. Die Erfassung der Geschäftsfälle hat systematisch zu erfolgen und der Belegnachweis für die einzelnen Buchungsvorgänge muss vorhanden sein (Art. 957a Abs. 2 Ziff. 1 – 5 OR). Bei allen Einnahmen und Ausgaben sind ausser dem Zeitpunkt des Geschäftsvorfalls auch die Namen der Leistungserbringer und der Empfänger anzugeben. Bei den Ausgaben ist immer auch der Zahlungsgrund beziehungsweise Zahlungszweck anzugeben. Ebenfalls muss die Einnahmen- und Ausgabenrechnung zweckmässig aufgebaut und der Grösse des Unternehmens angepasst sein.

Neben der Einnahmen- und Ausgabenrechnung müssen die Anfang- und Endbestände der Vermögensteile (wie z.B. flüssige Mittel [Kassa, Post, Bank], Forderungen, Vorräte, angefangene Arbeiten (inkl. noch nicht fakturierte Dienstleistungen, Anlagegüter oder Lieferantenverbindlichkeiten) separat festgehalten werden.

Die Nachprüfbarkeit beziehungsweise Prüfspur muss jederzeit gewährleistet sein. Unter einer Prüfspur versteht man die Verfolgung der Geschäftsvorfälle sowohl vom Einzelbeleg über die Einnahmen- und Ausgabenrechnung bis zur MWST-Abrechnung als auch in umgekehrter Richtung.

Für die Belange der MWST gelten separate zusätzliche Richtlinien. Weitere Informationen zur Mehrwertsteuer finden Sie im Beitrag «Mehrwertsteuerpflicht für Unternehmen».

Beispiel: Johann Küng möchte die Buchhaltung seiner Einzelfirma mit einem Jahresumsatz von CHF 200’000.- mittels «Einnahmen- und Ausgabenrechnung» erstellen. Dafür nimmt er das Excel und trägt dort sämtliche Geschäftsvorfälle ein, d.h. er trägt sämtliche Transaktionen seiner Bankkonten jeweils in einer separaten Tabelle ein. Sein Saldo in den Exceltabellen muss immer dem Banksaldo entsprechen. Für den Nachweis der Vermögenslage notiert er sich in den jeweiligen Tabellen immer den Anfangs- und Endbestand sämtlicher Vermögensteile.

Exkurs: Definition Umsatzerlös

Bei der Bestimmung des Umsatzes müssen sogenannte Entgeltsminderungen abgezogen werden. Entgeltsminderungen sind Reduktionen, die sich zum Zeitpunkt des Verkaufs oder auch danach zu einem tieferen realisierten Verkaufspreis führen. Dazu gehören zum Beispiel gewährte Rabatte, Treueprämien und Skonti wie auch Mängelrügen, Debitorenverluste, Stornierungen, Rücknahmen usw.

Um zu bestimmen, in welche Kategorie das Unternehmen fällt, wird für die Berechnung der Umsatzerlös immer exklusive der MWST betrachtet.

Bei der Berechnung der Umsatzerlöse werden nicht nur die Erlöse aus Lieferungen und Leistungen herangezogen, sondern auch andere betriebliche und betriebsfremde Erträge. Dazu zählen zum Beispiel Zins- und Dividendenerträge oder Kursgewinne auf Wertschriften, Liegenschaftserträge und nichtbetriebsnotwendige Vermögenswerte, die einen Ertrag abwerfen.

Beispiel: Johann Küng betreibt ein Einzelunternehmen mit 2 Mitarbeitern. Die Umsatzseite der Erfolgsrechnung weist für das Geschäftsjahr 2016 folgende Zahlen aus:

Falls Johann seine Buchhaltung des Jahres 2016 anhand der Einnahmen- und Ausgabenrechnung geführt hat, kann er dies auch für das Jahr 2017 beibehalten.

Kapitalgesellschaften (GmbH, AG) mit einem Jahresumsatz von über CHF 100’000.-

Kapitalgesellschaften, welche einen Jahresumsatz von weniger als CHF 100’000.- erwirtschaften können von einer erleichterten Buchführung profitieren (Art. 958 Abs. 2 OR). Diese Unternehmen müssen zwar wie andere Kapitalgesellschaften eine doppelte Buchhaltung führen, sie können aber auf zeitliche Abgrenzungen verzichten.

Exkurs: Abgrenzungen

Zeitliche Abgrenzungen

Mit zeitlichen Abgrenzungen sind Aufwände und Erträge gemeint, die zeitraumbezogen anfallen (z.B. Zinsen, Miete). In der Regel wird die Miete für den Monat Januar bereits Ende Dezember bezahlt. Da die Leistung (die Miete) aber erst im Januar anfällt, muss die bereits bezahlte Miete abgegrenzt werden. Ausgenommen von dieser Abgrenzung sind Kapitalgesellschaften, mit einem Jahresumsatz von weniger als CHF 100‘000.-.

Sachliche Abgrenzungen

Aufwände, die dazu dienen, bestimmte Erträge zu erzielen, müssen in der Buchhaltung zeitgleich mit dem Ertragsfall berücksichtigt werden (matching of cost and revenue). Solche Aufwände sind beispielsweise Leistungen durch einen Dritten.

Beispiel: Johann Küng hat im Dezember 2016 einen Auftrag begonnen und diesen als angefangene Arbeit aktiviert. Für diesen Auftrag hat er ebenfalls im Dezember Peter Graf hinzugezogen, der als Drittanbieter einen Teil des Auftrags abgewickelt hat. Da er den Auftrag als angefangene Arbeit aktiviert hat, muss er die Rechnung von Peter Graf bereits in der Buchhaltung vom Jahr 2016 erfassen. Das obwohl er selbst seinem Kunden erst nach dem Abschluss des Auftrags im Jahr 2017 die Rechnung stellt.

Kapitalgesellschaften die einer ordentlichen Revision unterstellt sind

Grössere Unternehmen sind Gesellschaften, welche zu einer ordentlichen Revision verpflichtet sind (Art. 961 OR, in Verbindung mit Art. 727 Abs. 2 OR und Art. 69b ZGB). Dies sind:

• Publikumsgesellschaften (d.h. Börsenkotierte Unternehmen)
• Gesellschaften, welche 2 der folgenden Kriterien innerhalb von 2 Jahren hintereinander überschreiten
  • Bilanzsumme von CHF 20 Mio.
  • Umsatz von CHF 40 Mio.
  • 250 Mitarbeiter
• Gesellschaften, die zur Erstellung einer Konzernrechnung verpflichtet sind

Der Geschäftsbericht dieser Gesellschaften hat zusätzlichen Anforderungen gemäss Art. 961 OR zu entsprechen.

Übrige Unternehmen

Unternehmen, welche in keine der vorherigen Kategorien fallen, sind in dieser Kategorie zusammengefasst. Zu diesen Gesellschaften gehören:

• Personengesellschaften mit einem Jahresumsatz von mehr als CHF 500’000.-
• Juristische Personen mit einem Umsatz von mehr als CHF 100’000.-
• Unternehmen, welche nicht einer ordentlichen Revision unterstellt sind

Für diese Unternehmen gelten die Bestimmungen zur Buchführung (Art. 957a OR) und zusätzlich die Bestimmungen zur Rechnungslegung (Art. 958-958d OR).
Diese Unternehmen müssen eine doppelte Buchhaltung führen und sachliche wie auch zeitliche Abgrenzungen vornehmen.

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