Der Elan ist riesig, die Visionen ebenso und das Bankkonto für den Start hoffentlich gut gefüllt. Doch wie lange geht es gut, wenn es finanziell heisst: Es hät solang’s hät. Buchhalterisch mit den Finanzen umzugehen und Liquidität zu sichern, ist einer der wichtigsten Tipps für Jungunternehmen. Auch grosse Unternehmen scheitern, weil sie die Liquidität nicht im Griff haben. Wir haben zusammengefasst, wo Kosten bei KMUs optimiert werden können.
Die Gründung als guter Start
Ein guter Start ins Unternehmertum fängt bei der schnellen und einfachen Gründung an. Gut beraten und so günstig wie möglich? Wir hätten da einen Tipp ;): Bei uns gründen Sie mit unseren Partnerangeboten kostenlos. Von der Einzelfirma bis zur Aktiengesellschaft, die A – Z-Beratung von unserem erfahrenen Team inklusive. Es gibt unzählige Möglichkeiten in der Schweiz, ein Unternehmen zu gründen. Von „Do it yourself“ über Anwälte und Treuhänder, Banken und online Gründungsplattformen wie unsere. Unsere Kundinnen und Kunden sind sehr zufrieden mit uns, das zeigt ein Blick auf unsere Bewertungen. Wir wünschen auf jeden Fall eine reibungslose und entspannte Gründung Ihres Unternehmens. So läuft eine Gründung bei uns ab: https://fasoon.ch/gruendungsablauf.
Mögen Sie Buchhaltung?
Für viele ist die Zahlenwelt eine komplizierte und mühsame. Was Sie auf jeden Fall tun sollten: Digitalisieren und automatisieren Sie Ihre Buchhaltung soweit wie möglich. Das spart Zeit und Geld und reduziert Stress, wenn es um Jahresabschlüsse, Steuern und die Planung derselben geht. Daten abtippen und Papier in Ordnern ablegen, kann man sich heute weitgehend sparen. Es gibt verschiedene Lösungen für Business Software in der Cloud, wo Sie keine lokale Software installieren müssen und damit immer die neueste Version nutzen und zudem online mit anderen zusammenarbeiten können. Zum Beispiel mit einem Treuhänder, wenn es um den Jahresabschluss geht. Viele dieser Lösungen sind auf KMUs ausgerichtet und zu vernünftigen Preisen zu haben. Eine Lösung aus unserem Netzwerk, sie ist zudem kostenlos, empfehlen wir Ihnen gerne: Swiss21.org. Dieses Software-Paket aus der Cloud umfasst die Bereiche Finanzen, Personal, E-Commerce, CRM & Kontaktmanagement und vieles mehr. Swiss21 ist für Kleinunternehmen kostenlos, ist modular erweiterbar und wächst ohne Probleme mit Unternehmen mit. Andere Anbieter sind nicht kostenlos und wachsen auch nicht ohne Weiteres mit Unternehmen mit. Falls Sie Offerten für ein ERP-System oder ein Buchhaltungsprogramm erhalten möchten, können Sie dies zum Beispiel über Gryps, das KMU-Offertenportal, tun.
Telekommunikation – ein grosser Posten mit viel Potential
Schweizerinnen und Schweizer sind privat sehr träge, wenn es um die Optimierung ihrer Abos oder den Wechsel ihres Telekom-Anbieters geht. Ein wenig bewusster sind hierbei Unternehmer:innen in der Schweiz, doch auch bei Unternehmen gibt es viel Sparpotential. Unser Partner Alptel hat kürzlich analysiert, wie gross das Einsparpotential für Kunden im Bereich Mobile ist. Die Frage nach den Preisen und der Leistung stellt sich nicht nur für die Mobilkommunikation, sondern speziell auch für Internet-Dienstleistungen. Gibt es bei Ihnen schon Glasfaser, brauchen Sie das überhaupt und darf es vielleicht Internet-Telefonie sein, die vor allem auch internationale Kommunikation kostengünstig macht?
Software und Lizenzen
Software und Software-Lizenzen können ganz schön ins Geld gehen. Wichtig sind hierbei folgende Fragen: Welche Software benötige ich für welche Prozesse? Welche Personen und Abteilungen brauchen Lizenzen für welche Software? Brauche ich eine lokale Installation oder darf die Software cloudbasiert sein? Für IT-Verträge und Software-Lizenzen bietet sich eine Inventarliste mit Kündigungsterminen an, um den Überblick über Kosten und Termine zu behalten.
Prozesse und Projekte optimieren – und sich selbst
Die Wenigstens sind Naturtalente, wenn es um Fokus, Wirksamkeit und Produktivität geht. Zum einen in der persönlichen Arbeitsproduktivität und auch in einer wirkungsvollen und effizienten Kollaboration in Teams. Es liegt auf der Hand, dass bei jedem und jeder Einzelnen mehr Produktivität drin liegt und viel Zeit und Geld auf der Strecke bleibt. Dazu kommt viel Potential in der Zusammenarbeit im Team. Prokrastination kann schon mal dazugehören, es darf aber nicht zu viel werden. Es gibt unzählige Tools für eine erfolgreiche Zusammenarbeit, für effizientes Projektmanagement und auch Tipps für die Verbesserung der persönlichen Produktivität.
Dieser Artikel stellt 13 erprobte kostenlose Projektmanagement-Tools vor. Es muss ja für den Start nicht immer gleich die Profi-Lösung sein. „Es ist nicht wenig Zeit, die wir haben, sondern es ist viel Zeit, die wir nicht nutzen.“ – wie wir unsere Produktivität steigern können, zeigt zum Beispiel dieser Ratgeber kurz und knapp.
IT-Infrastruktur prüfen
Haben Sie ein IT-Budget? Wie viel geben Sie pro Jahr für Ihre IT aus? In der Schweiz sind es zum Beispiel für ein Unternehmen von 2 – 5 Mitarbeitenden im Schnitt CHF 13‘333.-. Dies hat eine Untersuchung der Hochschule Luzern HSLU gezeigt. IT-Kosten beinhalten in dieser Studie die Hard- und Softwarekosten der Arbeitsplätze, die Serverkosten und die Maintenance- und SLA-Gebühren. Ausserdem wurden Support-, Schulungs- und Beratungskosten sowie interne Personalkosten miteinbezogen.
Wird die IT selbst gemanagt oder macht es Sinn, die IT auszulagern? Die Auslagerung der Informatik an externe Dienstleister, also IT Outsourcing, kann Unternehmen entlasten. Die häufigsten Gründe dafür sind:
- Konzentration auf das Kerngeschäft
- Verfügbarkeit von Spezialwissen, ohne intern Know-how aufbauen zu müssen
- Aktualität des Spezialwissens bezüglich Trends und Innovationen
- Kostenersparnis im Einkauf (Skalierung)
- Besserer und schnellerer Service
Ob sich für ein Unternehmen ein IT-Outsourcing lohnt, muss individuell geprüft werden und es spielen nicht nur Kosten eine Rolle, sondern auch die Innovationsfähigkeit, Flexibilität und Ressourcenverfügbarkeit. Das Offertenportal Gryps hat für KMUs IT-Outsourcing Benchmarks ermittelt, die eine Idee für verschiedene Bereiche geben können.
Neben der IT weitere Funktionen outsourcen?
Die Gründe, die für ein Outsourcing im Bereich Informatik sprechen können, gelten auch für andere Funktionen in Unternehmen. So zum Beispiel das Personalwesen oder Marketing und Kommunikation. Bei beiden Funktionen ist viel Spezialwissen gefragt, das in einem KMU oft (noch) keine zusätzlichen Mitarbeitenden rechtfertigt und sich auch nicht immer durch Generalisten abdecken lassen. Wie viel Know-how lässt sich durch die bestehenden Mitarbeitenden abdecken? Wann macht es Sinn, geballtes externes Know-how durch externe Berater beizuziehen?
Immobilien und Mietpreise
Schicke Büros an zentraler Lage sind cool, sind sie aber auch nötig? Bringen sie genug Wirkung nach aussen und sind sie wichtig genug für die Mitarbeitenden? Brauchen wir so viele Sitzungszimmer? Überprüfen Sie den Platzbedarf und die Lokalität Ihres Unternehmens. Agglomerationen bieten oft günstigere Räume mit vielen Annehmlichkeiten und Vorteilen. Eine top Erreichbarkeit? Möglichkeiten für einen Spaziergang über den Mittag? Unter Umständen können Ihre Angestellten auch von Zuhause aus arbeiten, Coworking-Spaces teilen oder zusätzliche Arbeitsplätze können gemietet werden. Um Kunden zu treffen gibt es auch dann noch genügend Möglichkeiten.
Mobilität planen
Fahren Mitarbeitende mit dem schicken Dienstwagen zum Kundentermin, haben Sie ein Mobilitätskonzept, welche Art der Fortbewegung für welche Zwecke Priorität haben soll? Mobilität kostet und es ist auch nach Corona wieder ein Thema wie man am besten von A nach B kommt. Zudem sendet sie klare Botschaften nach innen und aussen. Die Stadt Zürich hat ein Dossier zum Thema Mobilitätskosten sparen zusammengestellt und fasst die vielen Aspekte einer ressourcenschonenden Mobilitätsplanung wie folgt zusammen: „Das Velo und vor allem der öffentliche Verkehr (ÖV) stehen im Fokus, wenn sich ein Unternehmen für einen ressourcenschonenden Verkehr einsetzen möchte. Die Mitarbeitenden reisen entspannt zu ihrem Geschäftstermin und können die Zeit im ÖV produktiv nutzen. Auf die Autonutzung wird wenn möglich verzichtet oder für die letzte Wegetappe zum Ziel mit einem Carsharing-System absolviert.“ Was ist möglich und macht für Ihre Unternehmung Sinn?
Energieberatung bei grösserem Energieverbrauch
Bei einem kleinen Bürobetrieb fällt der Energieverbrauch insgesamt eher weniger ins Gewicht. Je nach Branche und Grösse des Unternehmens hat das Energiemanagement schnell einen grossen Impact. Ökologisch und ökonomisch.
Mit PEIK, dem Förderprogramm für Energieeffizienz in KMU, erhalten auch kleine Betriebe eine günstige und unkomplizierte Möglichkeit, ihr Energiesparpotenzial und entsprechende Massnahmen erarbeiten zu lassen. Eine PEIK-Beratung lohnt sich ab jährlichen Energiekosten von 20 000 Franken.
Versicherungen – viel Fachwissen gefragt
Es ist wichtig für Unternehmen, einen Überblick über die Versicherungen zu haben. Zum einen ist es nicht ganz einfach, den Durchblick zu bewahren, zum anderen ist das Sparpotential für viele KMUs beträchtlich. Sehr unterschiedlich sind die Leistungen und auch die Verwaltungskosten. Zudem sind die Personen-, Sach- und Sozialversicherungen ein sehr weites Feld, in dem man sich nicht auf die Schnelle einen Überblick verschaffen kann. Interne Profis oder externe Fachleute sind hierzu sehr zu empfehlen. Gryps, das KMU-Offertenportal, schreibt dazu: „Viele KMU möchten eine Versicherung abschliessen oder neu evaluieren ohne vorherige Besuche des Versicherungsexperten. Man scheut den zeitlichen Aufwand und möchte nicht mit weiteren Versicherungsangeboten bedrängt werden. Werfen Sie diese Einstellung beim Abschluss von Firmenversicherungen wie Betriebshaftpflicht/Berufshaftpflicht (BHP) oder BVG am besten gleich über den Haufen!“ Solange Sie dieses Expertenwissen nicht im Haus haben, können wir dem nur beipflichten. Machen Sie zum Start unseren allgemeinen Business-Check. Dank unseren Versicherungspartner, der Basler und Zurich Versicherung, erhalten Sie bei uns einen Gründungsrabatt sowie spezielle Angebote.
Steuern strategisch planen
Nochmals zurück zum Anfang und der Buchhaltung sowie dem Controlling. An die Steuern und Optimierung derselben, denken die wenigsten Unternehmer von Anfang an, dabei bieten sich hier viele Möglichkeiten, Geld zu sparen. Roland Z’Rotz von PwC schreibt in „Sechs Tipps, wie KMU sparen können“: „Für Inhaber sind es grundsätzlich gute Nachrichten, wenn ihr Unternehmen Gewinnsteuern zahlen muss. Wer aber die Steuerlast möglichst tief hält, hat mehr, um in die Entwicklung seiner Firma zu investieren.“
Er gibt dabei folgende Tipps:
- Jahresabschluss nutzen (z. B. Wertberichtigungen auf Waren und Debitoren)
- Rückstellungen bilden
- Sitz geschickt wählen
- In Vorsorge investieren
- Geschäftskosten prüfen (z. B. Abgrenzung privat bezahlter Geschäftskosten)
- Steuerplanung bedenken (z. B. Fragen nach Dividenden oder Salär der Inhaber oder eine Nachfolgeplanung)
Zum Schluss ein Grundprinzip im Einkauf
Ein einfaches und sehr wirksames Grundprinzip im Einkauf: Das Einholen von verschiedenen Offerten (3 als goldene Regel). Wichtig dabei, dass alle Anbieter für die Offertstellung die exakt gleichen Basisinformationen erhalten.
