Umwandlung einer Einzelfirma in eine GmbH oder AG
Die Rechtsform einer Einzelunternehmung kann nicht geändert werden. Die Einzelfirma muss zuerst liquidiert werden und die Aktiven und Passiven können dann in die neu zu gründende AG oder GmbH übertragen werden. Dafür muss zu dem Zeitpunkt der Umwandlung eine Bilanz erstellt werden – man spricht dabei von der sogenannten «Umwandlungsbilanz». Um die Umwandlung durchführen zu können, müssen die Aktiven höher sein als das Fremdkapital («Aktivenüberschuss»).
Es existieren verschiedene Optionen bezüglich des Zeitpunktes einer Umwandlung:
- Per 1. Januar eines Jahres
- Bis spätestens Ende Juni des laufenden Jahres, rückwirkend auf Jahresanfang
- Jederzeit nach Ende Juni, jedoch nicht rückwirkend auf den Jahresanfang
Der optimale Zeitpunkt für eine Umwandlung ist der Jahresanfang. Die für die Umwandlung notwendigen Dokumente wie die Umwandlungsbilanz oder die Inventarliste werden für den Jahresabschluss des vergangenen Jahres sowieso erstellt und liegen damit bereits vor.
Für die Umwandlung sind folgende Unterlagen notwendig:
- Abschluss / Zwischenabschluss (Bei der Umwandlung darf die Bilanz max. 6 Monate alt sein. Es zählt der Eingang der Unterlagen beim Handelsregister)
- Kontoauszüge per Zwischenabschluss-Datum
- Kontoabschluss der Bank
- Details zu offenen Forderungen und Verpflichtungen per Stichtag (Debitoren- und Kreditorenliste)
- Unterschriebenes Kassenbuch
- weitere Unterlagen, die ungewöhnliche Bewegungen, Erträge etc. erklären (bspw. Kontoauszug Fahrzeuge)
Soweit lediglich der buchmässige Aktivenüberschuss angerechnet wird und es sich um eine profitable Gesellschaft handelt, dürfte die Abgabe der Prüfungsbestätigung ohne weiteres möglich sein. Ist jedoch die Profitabilität der Gesellschaft ungenügend, werden die Gründer nicht um eine Unternehmensbewertung herumkommen. Dies gilt auch für die Situation, wenn Goodwill eingebracht werden soll und somit der innere Wert der Gesellschaft berücksichtigt werden muss. Massgebend für die Gründungsprüfung muss somit der objektive Wert der Gesellschaft sein.
Beispiel: Johann Küng betreibt die Einzelfirma «Schreinerei Küng». Er möchte diese im Mai 2023 rückwirkend auf den 01.01.2023 in eine GmbH umwandeln. Dies ist möglich, da der Jahresabschluss noch nicht älter als 6 Monate ist. Johann muss aus diesem Grund darauf achten, dass sämtliche Unterlagen bis zum 30. Juni 2023 beim Handelsregister ankommen. Bei einem verspäteten Einreichen muss er einen Zwischenabschluss mit einem neueren Datum erstellen. Die rückwirkende Umwandlung hat für Johann den Vorteil, dass die Einzelfirma im Jahr 2023 nicht mehr existiert und er somit den gesamten Umsatz über die GmbH abrechnen kann.
Die Bilanz der «Schreinerei Küng» sieht per 31.12.2022 wie folgt aus:
| Aktiven | Passiven | ||
| Kasse | 500.- | Kreditoren | 5’000.- |
| Bankguthaben | 15’000.- | Darlehen | 10’000.- |
| Debitoren | 20’000.- | Eigenkapital | 26’500.- |
| Werkzeug | 1’000.- | ||
| Fahrzeug | 5’000.- | ||
| Total | 41’500.- | Total | 41’500.- |
Johann kann seine Einzelfirma in eine GmbH umwandeln, weil das Eigenkapital grösser ist als die geforderten CHF 20’000.-. Würde Johann in eine AG umwandeln wollen, müsste sein Eigenkapital mindestens CHF 50’000.- betragen.
Durch die Umwandlung in eine GmbH bekommt Johann somit CHF 20’000.- als Stammkapital gutgeschrieben, sowie eine Forderung in der Höhe von CHF 6’500.- gegenüber der neuen GmbH.
Steuerliche Aspekte
Direkte Bundessteuer
Die stillen Reserven einer Personenunternehmung (Einzelfirma oder Kollektivgesellschaft) werden bei einer Umwandlung nicht besteuert, soweit die Steuerpflicht in der Schweiz fortbesteht und die bisher für die Einkommenssteuer massgeblichen Werte übernommen werden (Art. 19 Abs. 1 DGB). In den nachfolgenden 5 Jahren darf der Inhaber der GmbH seine Beteiligungen nicht verkaufen. Sollte er dies trotzdem tun, so werden die stillen Reserven nachträglich besteuert (Art. 19 Abs. 2 DGB). Nach einer Umwandlung besteht somit eine «Sperrfrist» von 5 Jahren.
Bei einer Umwandlung entstehen folglich keine Steuern, sofern die Stammanteile oder Aktien nicht an eine andere Person übertragen werden.
Mehrwertsteuer
Die Umwandlung einer Einzelfirma in eine GmbH oder AG entspricht faktisch einem Kauf der bestehenden Einzelfirma durch die neu gegründete Gesellschaft. Entsprechend müsste für diese Transaktion Mehrwertsteuer bezahlt werden, welche dann durch die neue Gesellschaft zurückgefordert werden könnte. Um dieses Nullsummenspiel zu vermeiden, kann das Meldeverfahren bei der Mehrwertsteuer angewendet werden (Art. 38 MWSTG). Dieses ist immer dann obligatorisch wenn:
- eine Veräusserung an eine eng verbundene Person erfolgt und
- die Beteiligten steuerpflichtig sind.
Durch das Meldeverfahren kann der Verkauf der Einzelfirma bzw. der Verkauf der Aktiven und Passiven an die GmbH ohne Mehrwertsteuer erfolgen.
Eine Umwandlung einer Einzelfirma in eine GmbH oder AG unterliegt somit immer dem Meldeverfahren, wenn die Einzelfirma mehrwertsteuerpflichtig ist. Hier findest du das Formular Nr. 764 (unter Verschiedene) für die Anwendung des Meldeverfahrens.
Die UID-Nummer der neuen Gesellschaft ist nicht identisch mit der UID-Nummer des Einzelunternehmens. Somit ändert auch eine allfällige MWST-Nummer.
Weitere Aspekte
Viele Gründer:innen sprechen umgangssprachlich von einer «Umwandlung» der Einzelfirma in eine GmbH oder AG. Rechtlich gibt es in der Schweiz dafür zwei unterschiedliche Wege:
- Umwandlung mittels Sacheinlage nach Obligationenrecht (OR): Art. 634 OR (Sacheinlage bei der AG) und Art. 777c OR (Sacheinlage bei der GmbH)
- Umwandlung mittels Vermögensübertragung nach Fusionsgesetz (FusG): Art. 69 FusG (Grundsatz der Vermögensübertragung)
Beide Wege führen zum selben Ziel: Die Aktiven und Passiven der Einzelfirma werden auf eine neu gegründete GmbH oder AG übertragen. Die Unterschiede liegen vor allem im administrativen Aufwand und in der Übertragung von Verträgen, Forderungen und Verpflichtungen. Welche Variante im Einzelfall sinnvoller ist, hängt von der Struktur und Komplexität des Unternehmens ab.
Umwandlung nach OR: Die klassische Sacheinlage
Die klassische Umwandlung erfolgt über eine Gründung mit Sacheinlage. Dabei werden die Vermögenswerte und Schulden der Einzelfirma im Rahmen der Gründung auf die neue GmbH oder AG übertragen.
Der entscheidende Punkt: Jeder Vermögenswert und jeder Vertrag muss grundsätzlich einzeln übertragen werden. Juristen sprechen dabei von einer sogenannten Singularsukzession.
Dies bedeutet insbesondere:
- Mietverträge gehen nicht automatisch auf die neue Gesellschaft über.
- Lieferantenverträge müssen teilweise angepasst werden.
- Vertragspartner müssen in gewissen Fällen zustimmen.
Bei vielen Verträgen oder Lizenzen kann der administrative Aufwand erheblich sein. Die OR-Variante eignet sich deshalb besonders für kleinere Unternehmen mit überschaubaren Vertragsverhältnissen.
Umwandlung nach FusG: Vermögensübertragung als Gesamtpaket
Als Alternative bietet das Fusionsgesetz (FusG) die sogenannte Vermögensübertragung. Dabei wird das Einzelunternehmen als Ganzes auf die neu gegründete GmbH oder AG übertragen. Voraussetzung ist, dass die Einzelfirma im Handelsregister eingetragen ist.
Der grosse Vorteil liegt in der sogenannten Partialsukzession. Die im Übertragungsvertrag aufgeführten Aktiven und Passiven gehen automatisch mit dem Handelsregistereintrag auf die neue Gesellschaft über.
Dadurch ergeben sich verschiedene Vorteile:
- Bestehende Verträge können grundsätzlich automatisch übergehen.
- Der administrative Aufwand reduziert sich deutlich.
- Besonders bei vielen Kunden-, Lieferanten- oder Mietverträgen ist diese Variante oft effizienter.
Zu beachten ist, dass der bisherige Inhaber während drei Jahren solidarisch für Schulden haftet, die bereits vor der Vermögensübertragung bestanden haben (Schuldmithaftung).
Exkurs: Kollektivgesellschaft in GmbH oder AG umwandeln
Die Grundsätze gelten weitgehend auch für die Umwandlung einer Kollektivgesellschaft (KLG) in eine GmbH oder AG. Auch hier kann die Überführung entweder über eine Gründung mit Sacheinlage nach OR oder über eine Vermögensübertragung nach FusG erfolgen. Ein Unterschied gibt es betreffend UID: Wenn nach FusG überführt wird, bleibt die UID-Nummer der neuen Gesellschaft identisch mit der UID-Nummer der Kollektivgesellschaft. Somit bleibt auch eine allfällige MWST-Nummer gleich. Wenn hingegen nach OR überführt wird, ändert sich die UID-Nummer der neuen Gesellschaft.
Der wesentliche Unterschied besteht darin, dass bei einer Kollektivgesellschaft mehrere Gesellschafter beteiligt sind und die Umwandlung gemeinsam beschlossen werden muss.
Wie bei der Einzelfirma bietet die Vermögensübertragung nach FusG häufig Vorteile, wenn zahlreiche Verträge, Kundenbeziehungen oder weitere Vermögenswerte übertragen werden sollen. Die bisherigen Gesellschafter bleiben dabei für bereits bestehende Verpflichtungen noch während drei Jahren solidarisch haftbar.
Schritt für Schritt funktioniert die Umwandlung wie folgt
- Gewünschtes Datum der Umwandlung bestimmen
- Abschluss bzw. Zwischenabschluss erstellen
- Umwandlung Einzelfirma / Umwandlung Kollektivgesellschaft starten
- Zwischenabschluss von Revisor prüfen lassen
- Gründungsdokumente unterzeichnen
- Handelsregister-Eintrag erfolgt
- Die GmbH/AG wird gleichzeitig mit der Löschung der Einzelfirma (oder KLG) im Handelsregister eingetragen.
Weitere Infos
- Blog-Beitrag zur Gründung mit Sacheinlage
Unser Video-Podcast zur Umwandlung
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