Soll ich meine Einzelfirma im Handelsregister eintragen?

Inhaber:innen einer Einzelfirma müssen sich zu Beginn ihrer Tätigkeit die Frage stellen, ob sie sich im Handelsregister eintragen lassen sollen oder nicht. In einigen Fällen ist dies zwingend notwendig, in anderen ist eine Eintragung freiwillig möglich. In diesem Beitrag  erfährst du, worauf es dabei ankommt und in welchen Fällen der freiwillige Handelsregister-Eintrag sinnvoll ist.

Wann ist der Handelsregister-Eintrag zwingend?

In der Schweiz benötigt eine Einzelfirma einen Handelsregistereintrag, wenn der Umsatz pro Jahr mehr CHF 100’000.- beträgt. Bei einem Jahresumsatz von weniger als CHF 100’000.- ist der Eintrag freiwillig. Der freiwillige Eintrag ist in vielen Fällen trotzdem empfehlenswert, kann aber auch Nachteile mit sich bringen. Nachfolgend findest du die verschiedenen Vor- und Nachteile des Handelsregister-Eintrags.

Wir unterstützen dich übrigens auch gerne bei der Gründung ohne Handelsregistereintrag. Bei jeder Gründung einer Einzelfirma klären wir im gemeinsamen Gespräch ab, ob ein HR-Eintrag sinnvoll ist oder nicht.

Vorteile des freiwilligen Handelsregistereintrages

Visibilität und Vertrauen

Durch den Handelsregistereintrag machst du Informationen zu deinem Unternehmen öffentlich zugänglich. Dritte können sich über den Zweck ihres Unternehmens, die Adresse sowie über die Zeichnungsberechtigungen in Ihrem Unternehmen informieren. Dies schafft Vertrauen gegenüber Ihren Kunden und Lieferanten, da sie sich auf die Richtigkeit dieser Informationen verlassen können.

Professioneller Auftritt und Nachweis der Existenz

Mit einem Handelsregister-Eintrag tritt deine Einzelfirma als offiziell registriertes Unternehmen auf. Gerade weil Einzelfirmen unterhalb der Umsatzgrenze auch ohne Eintrag geführt werden können, schafft der Eintrag einen klaren Nachweis gegenüber Kunden, Lieferanten und Geschäftspartnern, dass dein Unternehmen tatsächlich existiert und aktiv ist. Dies stärkt die Glaubwürdigkeit und erleichtert den Aufbau von Vertrauen im Markt.

Selbständigkeitserklärung

Inhaber einer Einzelfirma müssen sich bei der SVA bzw. SUVA (je nach Branche) als Selbständigerwerbende anmelden und anerkennen lassen. Die Selbständigkeitserklärung wird zum Beispiel benötigt, um Geld aus der eigenen Pensionskasse beziehen zu können. Um diese Anerkennung zu erhalten, müssen diverse Dokumente eingereicht werden, um die selbstständige Erwerbstätigkeit zu belegen. Eines dieser Dokumente kann der Handelsregistereintrag sein.

Schutz des Firmennamens

Der Name einer Einzelfirma ist in der entsprechenden politischen Gemeinde und deren Wirtschaftsraum geschützt. Dies ist zugegebenermassen nur ein geringer Schutz, aber es bietet zumindest eine gewisse Sicherung des Namens innerhalb der Region in man tätig ist. Zudem wird durch den Handelsregistereintrag sichergestellt, dass noch kein anderes Unternehmen den gleichen Namen in derselben Region benützt. Weiter bietet der Handelsregistereintrag auch einen geringen Markenschutz. So können Sie beispielsweise den Namen auch weiterhin nutzen, wenn jemand nachträglich den gleichen oder einen ähnlichen Namen als Marke registriert.

Verträge abschliessen auf den Namen der Einzelfirma

Durch den Handelsregistereintrag kann das Unternehmen zum Beispiel Verträge (Mietvertrag, Lieferverträge usw.) abschliessen. Ohne Handelsregistereintrag laufen diese Verträge gewöhnlich über die Privatperson.

Zugang zu einem Geschäftskonto

Ohne Handelsregistereintrag ist oft nur ein Privatkonto möglich, das auf den Firmennamen lautet. Mit einem HR-Eintrag können Sie ein echtes Geschäftskonto eröffnen und von spezifischen Konditionen für Unternehmen profitieren. Dies vereinfacht die Trennung von privaten und geschäftlichen Finanzen und wirkt gleichzeitig professioneller gegenüber Dritten.

Bessere Konditionen im Geschäftsverkehr

In der Praxis kann der Handelsregistereintrag zu konkreten wirtschaftlichen Vorteilen führen. Dazu zählen beispielsweise bessere Kreditwürdigkeit, bessere Einkaufskonditionen oder attraktivere Leasingangebote. Die erhöhte Transparenz und rechtliche Einordnung der Einzelfirma führen allgemein oft zu besseren Finanzierungsmöglichkeiten und Vertragskonditionen.

Saubere Abrechnung der AHV und Steuern

Die AHV und das Steueramt erhalten durch den Handelsregistereintrag eine Meldung. Aus diesem Grund werden die Steuern und die AHV automatisch korrekt erfasst und abgerechnet. Geschieht dies nicht, so kann dies in einem späteren Zeitpunkt zu Nachzahlungen inkl. Verzugszinsen führen. Ohne Handelsregistereintrag muss sich der Unternehmer um die korrekte Abrechnung selbst kümmern, d.h. er muss sich bei den Behörden melden damit sein Unternehmen erfasst wird.

UID Nummer für international tätige Unternehmen

Unternehmen sind immer häufiger auch international tätig. Sei dies weil sie Waren aus dem Ausland importieren, oder weil sie Produkte zum Beispiel über Amazon in andere Länder verkaufen. Häufig verlangen die ausländischen Lieferanten oder Handelsplattformen eine sogenannte UID-Nummer (Unternehmens-Identifikationsnummer). Die UID ist die Handelsregisternummer, die jedem Unternehmen mit dem Eintrag ins Handelsregister zugeteilt wird, und eine eindeutige Identifikation der Firma erlaubt.

Weitere Zeichnungsberechtigte möglich

Die handlungsberechtigte Person bei einer Einzelfirma ist in der Regel der Inhaber des Unternehmens. Das bedeutet, dass nur der Inhaber/die Inhaberin im Namen der Firma zeichnungsberechtigt ist und beispielsweise Verträge abschliessen darf. Durch den Handelsregistereintrag ist es möglich, auch weitere Personen mit einer Zeichnungsberechtigung eintragen zu lassen. Somit können auch Mitarbeitende oder Ehepartner berechtigt werden, für das Unternehmen rechtsgültig Verträge unterzeichnen zu können.

Nachträgliche ordentliche Veranlagung für Quellenbesteuerte

An der Quelle besteuerte Personen (Ausländer mit Aufenthaltsbewilligung B) werden mit einem Handelsregistereintrag «nachträglich ordentlich veranlagt», d.h. diese Personen erhalten eine Steuererklärung wie jeder Schweizer.

Nachteile des Handelsregister-Eintrags

Kosten

Die Eintragung ins Handelsregister ist mit geringen Kosten verbunden. So muss der Inhaber für den Eintrag selbst mit Kosten zwischen CHF 200.- und CHF 300.- rechnen. Der tatsächliche Preis kann je nach Anzahl der zusätzlich eingetragenen zeichnungsberechtigten Personen variieren. Zudem muss jeder Zeichnungsberechtigte seine Unterschrift beglaubigen lassen. Dafür liegen die Kosten bei ca. CHF 20.- pro Unterschrift. Zukünftige Änderungen, z.B. der Eintrag von neuen Zeichnungsberechtigten, Adressänderungen oder die Änderung des Gesellschaftszwecks verursachen jeweils wieder Kosten beim Handelsregister. Aus diesem Grund ist es empfehlenswert, mehrere Änderungen gleichzeitig einzureichen um diese Kosten gering zu halten. Auch die allfällige Löschung der Einzelfirma ist mit Kosten beim Handelsregister verbunden.

Zweck muss festgelegt werden

Der Zweck muss bei der Gründung definiert werden. Dies kann zu einem längeren Entscheidungsprozess führen, vor allem wenn noch nicht ganz klar ist, in welchen Bereichen das Unternehmen genau tätig sein wird.

Betreibung auf Konkurs

Als Inhaber:in einer Einzelfirma mit Handelsregistereintrag untersteht die Firma der Betreibung auf Konkurs. Ohne Handelsregistereintrag untersteht man der Betreibung auf Pfändung. Der Unterschied liegt hier im Detail. Bei der Betreibung auf Pfändung werden nur so viele Gegenstände vom Betreibungsamt verwertet bis die Forderungssumme gedeckt ist. Bei der Betreibung auf Konkurs werden sämtliche Vermögenswerte vom Betreibungsamt verwertet ungeachtet der Forderungssumme.

Sichtbarkeit für Arbeitgeber

Der Handelsregistereintrag ist öffentlich. Wenn du dich in einem Arbeitsverhältnis befindest, kann dein Arbeitgeber deine Tätigkeit ebenfalls einsehen. Du bist jedoch unabhängig vom HR-Eintrag dazu verpflichtet, deinen Arbeitgeber über Nebentätigkeiten zu informieren. Der Arbeitgeber kann die Tätigkeit nur untersagen, wenn diese die Arbeitstätigkeit als Angestellte:r nachweislich beeinträchtigt oder dadurch eine Konkurrenzsituation entsteht.