Ein Unternehmen verändert sich laufend. Aus diesem Grund sollte auch die Buchhaltungssoftware mit diesen Veränderungen Schritt halten. Viele Gründer:innen und auch KMUs schenken der Buchhaltung keine grosse Beachtung. Am Anfang reicht oft ein besseres «Milchbüchlein» und Schritt für Schritt wird die Buchhaltung dann professionalisiert und den Strukturen einer reiferen Unternehmung angepasst.
Im Allgemeinen denkt man bei Buchhaltung an ein recht trockenes Fachgebiet. Doch es ist weit mehr als ein Verbuchen von Geschäftsvorfällen. Gerade betreffend Steuerrecht und der betriebswirtschaftlichen Strategie und Steuerung ist es wichtig, eine saubere Basis zu haben und diejenigen Zahlen ableiten zu können, die man für die nächsten unternehmerischen Schritte braucht. Deshalb sollte man sich von Beginn an gut überlegen, wann man welche Tools für die Buchhaltung zur Hand haben möchte.
Was soll deine Buchhaltungssoftware alles können?
Bei der Beschaffung einer neuen Buchhaltungssoftware gibt es zwei entscheidende Fragen: Was bewegt bzw. zwingt mich zum Wechsel? Das heisst, was erfüllt meine aktuelle Software nicht? Und noch wichtiger die zweite Frage: Was soll die neue Software können?
Folgende Checkliste hilft bei der Evaluation der Buchhaltungssoftware:
- Funktionsumfang
- Grundlegende Buchhaltungsfunktionen: Rechnungsstellung von Produkten und Dienstleistungen, Debitoren-/Kreditorenbuchhaltung, Mehrwertsteuerabrechnung, Kontenabstimmung, Finanzberichterstattung.
- Erweiterte Funktionen: Kostenverfolgung, Budgetierung, Cashflow-Analyse, Mehrwährungsfähigkeit.
- Automatisierung: Automatische Rechnungsstellung, Zahlungserinnerungen, Bankabgleiche.
- Benutzerfreundlichkeit
- Einfachheit der Einrichtung: Wie einfach lässt sich die Software konfigurieren und an die spezifischen Bedürfnisse deines Unternehmens anpassen?
- Benutzeroberfläche: Ist die Software intuitiv und leicht zu navigieren?
- Welche Rollen und wie viele User sind möglich?
- Schulung und Support: Werden Schulungsressourcen und Kundensupport angeboten?
- Integration
- Kompatibilität mit bestehenden Systemen: Lässt sich die Software mit anderen Tools und Systemen, die dein Unternehmen bereits verwendet (z.B. CRM, E-Commerce-Plattformen), integrieren?
- Datenimport und -export: Unterstützt die Software den Import und Export von Daten in verschiedenen Formaten?
- Kosten
- Preismodell: Ist das Preismodell transparent und skaliert es mit den Bedürfnissen deines Unternehmens?
- Zusatzkosten: Gibt es zusätzliche Kosten für Support, Updates oder zusätzliche Funktionen?
- Sicherheit
- Datensicherheit: Welche Massnahmen werden zum Schutz sensibler Finanzdaten getroffen?
- Datensicherung und -wiederherstellung: Wie und wo werden Daten gesichert und wie erfolgt die Wiederherstellung im Falle eines Datenverlusts?
- Mobilität
- Zugriff von unterwegs: Bietet die Software mobile Apps oder einen webbasierten Zugriff für die Verwaltung der Buchhaltung von unterwegs?
- Skalierbarkeit
- Wachstumspotenzial: Kann die Software mit deinem Unternehmen wachsen und sich an veränderte Anforderungen anpassen?
- Rechtliche und steuerliche Konformität
- Lokale Vorschriften: Erfüllt die Software die lokalen Buchhaltungs- und Steuervorschriften?
Zeitpunkt eines Wechsels oder der Einführung der Buchhaltungssoftware
Der einfachste und damit beste Zeitpunkt ist nach dem Bilanzstichtag, d.h. man beendet ein Geschäftsjahr mit der alten Software und startet das neue Jahr mit der neuen. Fällt in einem Unternehmen der Bilanzstichtag nicht mit dem Jahreswechsel zusammen, kann es trotzdem sinnvoll sein, per 1. Januar zu wechseln. Zum Beispiel wenn viele Lohnausweise erstellt werden müssen.
Einfluss der Mehrwertsteuer auf den Wechsel
Die Mehrwertsteuer kennt verschiedene Abrechnungsmethoden, namentlich sind dies die effektive Methode und die Saldosteuersatz-Methode. Die effektive Methode wird quartalsweise abgerechnet, somit empfiehlt es sich beim Wechsel der Buchhaltungssoftware das Ende eines Quartals zu nehmen, damit sämtliche Buchungen in einer Mehrwertsteuer-Periode erfasst sind. Bei der Saldosteuersatz-Methode und halbjährlicher Abrechnung ist die Flexibilität etwas grösser.
Planung und Migration brauchen Zeit
Sobald du feststellst, dass eine neue Buchhaltungssoftware nötig ist, solltest du mit der Planung der Einführung oder Umstellung beginnen. Das heisst, die neue Software braucht neben einem clever gewählten Zeitpunkt der Einführung Evaluations- und vor allem auch Einarbeitungszeit für dich und deine Mitarbeitenden. Es muss der Kundenstamm neu eingerichtet werden, ein Shopsystem off- oder online muss darauf eingerichtet werden, Daten müssen vom alten ins neue System migriert werden und vieles mehr. Plane für die Migration genügend Zeit mit ein, sie ist meist ein anspruchsvoller Teil bei der Einführung oder Umstellung eines Systems.
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