La question ne se pose que brièvement : dois-je tenir un registre des actions pour une société anonyme ? En tant que société nouvellement créée, en tant que start-up ? La question est clairement réglée par le Code des obligations. L’art. 686 al. 1 CO dit : « La société tient un registre des actions nominatives dans lequel les propriétaires et les usufruitiers sont inscrits avec leur nom et leur adresse. Elle doit le tenir de manière qu’il soit possible d’y accéder en tout temps en Suisse ».
Disons-le d’emblée : Lors de la fondation avec Fasoon, le registre des actions est inclus dans le paquet de la société anonyme et est établi gratuitement conformément à la loi.
Le livre des actions, le registre des actions et le répertoire des actions sont-ils la même chose ?
Les différents termes sont surtout liés à l’histoire, lorsque les actions nominatives et au porteur étaient encore autorisées en Suisse. Le Code des obligations suisse contient deux termes : « registre des actions » et « répertoire ». La différence s’explique par le type d’actions émises par la société.
Si la société anonyme émet des actions nominatives, elle doit tenir un registre des actions, conformément à l’art. 686 al. 1 CO : « La société tient un registre des actions nominatives ». Le propriétaire respectif des actions doit être inscrit dans le registre des actions. Les actionnaires au porteur (autorisés en Suisse uniquement sous certaines conditions – pour en savoir plus, cliquez ici : La fin des actions au porteur) et les ayants droit économiques doivent être enregistrés dans un registre. Selon l’art. 697 al. 1 CO: « La société tient un registre (des actionnaires au porteur ainsi que) des ayants droit économiques qui lui ont été annoncés ».
Qui tient le registre des actions ?
Wilhelm Avocats écrit à ce sujet (paraphrases) : « Le conseil d’administration a l’obligation de tenir le registre des actions conformément aux prescriptions. C’est le cas lorsqu’il fait preuve de la diligence nécessaire et qu’il vérifie notamment, en cas de transfert d’actions, s’il existe une cession juridiquement valable. Une preuve complète des droits de propriété des anciens actionnaires ne doit toutefois pas ressortir du registre des actions actuel. Le registre des actions devrait toutefois être actualisé dans un délai raisonnable. Les anciennes versions, y compris les justificatifs de transfert, doivent être conservées afin de prouver la chaîne de propriété sans faille. Cela peut notamment être pertinent pour des transactions M&A ultérieures« .
Obligation de déclarer de l’actionnaire (clause-seuil de 25%)
L’art. 697j al. 1 CO dispose que quiconque acquiert des actions d’une société dont les droits de participation ne sont pas cotés en bourse et atteint ou dépasse ainsi le seuil de 25% du capital-actions ou des droits de vote doit déclarer à la société, dans un délai d’un mois, le prénom, le nom et l’adresse de la personne physique pour laquelle il agit en définitive (ayant droit économique). Dans le cas où l’actionnaire est une personne morale, l’art. 697j al. 2 et 3 CO s’applique. Selon l’art. 697j al. 4 CO, l’actionnaire doit communiquer à la société dans les trois mois tout changement de prénom, de nom ou d’adresse de l’ayant droit économique.
Que se passe-t-il si le registre des actions n’est pas tenu ?
Si la société ou le conseil d’administration ne remplit pas intentionnellement son obligation de tenir correctement le registre des actions, il risque d’y avoir des conséquences tant sur le plan pénal que sur celui du droit des sociétés. Des amendes allant jusqu’à 10’000 CHF sont possibles. Si l’amende pour le conseil d’administration s’élève à plus de 5’000 CHF, cela entraîne en outre une inscription au casier judiciaire. La tenue incorrecte du registre est également passible d’une amende.
Pour plus de détails : le fiduciaire-administrateur
Les conséquences suivantes en matière de droit des sociétés sont possibles : tant les décisions relevant du droit des sociétés prises lors de l’assemblée générale que les versements de dividendes s’appuient sur le registre des actions. Avant chaque assemblée générale, il faut donc vérifier quels actionnaires peuvent exercer leurs droits de vote et lesquels ne le peuvent pas. Dans le cas contraire, les décisions prises par l’assemblée générale pourraient être contestées (cf. art. 706 CO). L’absence de registre des actions constitue un défaut d’organisation et peut, dans le pire des cas, entraîner la dissolution de la société (cf. art. 731b ss CO).
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